A gestão de projetos é um fator crucial para a realização dos objetivos, de maneira mais eficiente possível. Quando uma meta é criada, fazemos de tudo para ela ser realizada, mas muitas vezes, a falta de organização impede que ela seja concluída em um período de tempo agradável ou que seja feita com qualidade.
Essa é uma estratégia que pode ser aplicada na vida pessoal. Uma pessoa pode fazer planos para realizar o sonho da casa própria ou na compra de um bem de consumo, como um carro ou um smartphone top de linha. Para a realização desses objetivos, é importante usar o conceito da gestão de projetos.
Além disso, o ambiente empresarial também é beneficiado com a gestão de projetos. É uma área que prioriza essa prática, pois para ter um bom negócio é necessário toda uma análise de fatores que influenciam na economia das firmas. Logo, é fácil observar que por trás de um projeto sempre existe um objetivo traçado.
Para iniciar falar sobre o tema de gestão de negócios, é importante saber alguns conceitos sobre o tema, que, embora sejam conhecidos, não tem uma definição bem estabelecida na mente das pessoas. Então, vamos lá!
O que é um projeto?
De acordo com o dicionário, projeto significa: Plano; planejamento que se faz com a intenção de realizar ou desenvolver alguma coisa; Esquema; noção inicial, escrita e detalhada, do que se pretende desenvolver; aquilo que se pretende realizar, de acordo com esse esquema.
Logo, um projeto pode ser definido como algo passageiro que precisa de um planejamento, de controle e realização. Todos esses fatores são essenciais para que a tarefa seja realizada ou o produto seja finalizado e produzido, baseando-se no passo a passo que foi estabelecido no planejamento.
Por conta disso, em todo projeto devem ser estabelecidas metas por etapas, para ser uma motivação e fazer parte do controle da realização do plano. Esses fatores devem ser observados com cautela para avaliar os custos e os recursos necessários para a finalização, tanto materiais como humanos.
O que é gestão de projetos?
A gestão de projetos é a adoção de medidas, ferramentas e técnicas que viabilizem a concretização do projeto. Ao administrar todas as partes do projeto, o responsável objetiva alcançar os requisitos que foram estabelecidos no planejamento. Dentro desse processo entram com força os conceitos de custo para a realização e o tempo de duração.
É fácil observar que um projeto é um empreendimento, que pode ser o lançamento de um produto, a realização de algum evento dentro da empresa ou alguma outra coisa que tenha início, meio e fim planejados e garantidos. O gestor de projetos visa sempre garantir um resultado satisfatório tanto para a empresa quanto para o cliente final.
Para o projeto ser realizado com sucesso, são necessárias etapas da gestão de projetos que auxiliam na organização. De acordo com Project Management Body of Knowledge (PMBOK), o ciclo de vida da gestão de projetos em cinco etapas:
Início
Muita gente acha que a primeira coisa a se fazer é o planejamento, mapeando cronograma e o plano. Errado! Durante a etapa de iniciação a equipe deve pensar sobre todas as possibilidades que podem acontecer, a partir do momento que o projeto acontecer, avaliando se é viável prosseguir com o planejamento.
Planejamento
Essa parte é o momento de pensar na organização de todo o processo. Nesse momento, serão estabelecidas metas, a divisão de equipes, o tempo necessário para a conclusão de cada parte e o final, os materiais precisos e as etapas para saber o que será feito primeiro. Tudo isso deve ser documentado e estar em algum lugar que toda a equipe possa ter acesso.
Execução
Com tudo planejado e todas as tarefas designadas, fazer acontecer é a parte mais difícil e exaustiva. Toda equipe deve estar com foco total nas suas metas, para alcançar o objetivo final.
Monitoramento
Quando se trata da gestão de projetos, um gestor principal ou uma equipe especializada deve estar responsável por monitorar todo o processo de execução.
Encerramento
No encerramento, a equipe finaliza o projeto e pode comemorar a conquista do fim. É importante, desde o início até o final, se preocupar com o bem estar da equipe. Logo, pode-se fazer após o término uma comemoração ou bonificação para servir de incentivo para os próximos.
A importância da gestão de projetos
A gestão de projetos é de extrema relevância, quando se trata de ter o objetivo de realizar um trabalho bem feito. Esse processo garante uma segurança maior a quem irá realizar, pois quando a ideia sai da cabeça e vai para o "papel" transmite mais seriedade ao projeto que antes não era algo palpável.
Ademais, todos os passos da gestão de projetos, sendo bem feitos, leva a equipe a não trabalhar no escuro, saber quais são as suas metas, analisar os empecilhos que podem surgir no caminho e lidar melhor com os riscos.
Metodologias mais usadas na gestão de projetos
As metodologias mais comuns usadas na gestão de projetos incluem o método ágil, o Scrum e o PMBOK (Project Management Body of Knowledge):
Método Ágil
O método ágil é um enfoque para gerenciamento de projetos que enfatiza a flexibilidade e a capacidade de lidar com mudanças. Ele foi originalmente desenvolvido para gerenciamento de projetos de software, mas agora é amplamente utilizado em vários outros tipos de projetos.
O método ágil se baseia em quatro valores fundamentais: indivíduos e interações, trabalho funcionando, colaboração com o cliente e resposta a mudanças. Ele também se baseia em doze princípios que orientam a implementação do método ágil, como a entrega contínua de trabalho funcionando, a colaboração contínua com o cliente e o gerenciamento adaptativo em vez de planejamento detalhado.
Scrum
Scrum é uma metodologia ágil para gerenciamento de projetos de software, especificamente projetos complexos e de alto risco. Ele foi desenvolvido para ajudar equipes a entregar produtos de alta qualidade e valor rapidamente e continuamente.
O Scrum é baseado em três papéis: o Scrum Master, o Product Owner e a equipe de desenvolvimento. O Scrum Master é responsável por garantir que o processo Scrum seja seguido e remover qualquer dificuldade. O Product Owner é responsável por garantir que o trabalho da equipe esteja alinhado com as necessidades do negócio. A equipe de desenvolvimento é responsável por entregar o trabalho.
PMBOK
O PMBOK (Project Management Body of Knowledge) é um conjunto de boas práticas para gerenciamento de projetos, desenvolvido pela PMI (Project Management Institute). Ele fornece uma estrutura para gerenciar projetos e inclui uma série de processos e ferramentas para ajudar as equipes a alcançar seus objetivos.
O PMBOK é dividido em cinco áreas de conhecimento: gerenciamento de escopo, gerenciamento de tempo, gerenciamento de custos, gerenciamento de qualidade e gerenciamento de recursos humanos. Cada área de conhecimento inclui processos específicos para ajudar as equipes a alcançar seus objetivos.
A tecnologia é uma aliada
A tecnologia pode ser um auxílio extra, oferecendo várias ferramentas e soluções para ajudar equipes a gerenciar e acompanhar o progresso de projetos de forma eficaz e eficiente. Existem ferramentas de gerenciamento de projetos, como Asana, Trello e Jira, que permitem que equipes criem e acompanhem tarefas, estabeleçam objetivos e acompanhem o progresso de projetos.
Dentro da área tecnológica ainda, ela também oferece vários canais de comunicação e colaboração, como as redes sociais ou as plataformas de chamada de vídeo, que permitem que equipes se comuniquem e colaborem de forma eficaz, independentemente de onde estejam.
